Aktuelles865x187

Papierlose Sachbearbeitung

 

Einführung der papierlosen Sachbearbeitung bei der Unfallkasse Sachsen abgeschlossen

 

Nach gut anderthalb Jahren Vorbereitung wurde das Papier der Unfallkasse Sachsen Ende 2016 zu den Akten gelegt. Die Eingangspost wird nun nicht mehr im Haus verteilt, sondern in der Poststelle sortiert, gescannt und anschließend digital verteilt. Durch das sog. "ersetzende Scannen" mit qualifizierter elektronischer Signatur können die Originaldokumente nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

Die Einführung dieser neuen Arbeitsabläufe umfasste nicht nur technische und prozessuale Veränderungen. Darüber hinaus musste die Aufbauorganisation der Unfallkasse angepasst werden. Die Bereiche Post, Scan und Eingangssachbearbeitung wurden reorganisiert, um flexibel auf Schwankungen im Arbeitsaufkommen reagieren zu können und Engpässe in der Bearbeitung zu vermeiden.

Die sinopsis-Berater unterstützten das Projektteam der Unfallkasse Sachsen bei der Einführung der neuen technischen Komponenten und Prozesse, bei der Abstimmung der organisatorischen Veränderungen mit den Fachbereichen sowie bei der Steuerung der verschiedenen Dienstleister (Software und IT-Betrieb). Außerdem unterstützte sinopsis die Unfallkasse dabei, eine hohe Akzeptanz für die digitalen Arbeitsabläufe zu erreichen. Besonders die Veränderungen in der Präventionsabteilung wurden intensiv begleitet.

Dr. Martin Winter, Geschäftsführer der UK Sachsen, zum Projektabschluss: "Die Umstellung auf GUSO² und das Rechenzentrum der BG Phoenics ist ganz hervorragend gelaufen. Unser Ziel war ein möglichst reibungsloser Übergang auf das neue System, sodass die Mitarbeiter mit Jahresbeginn sofort in ihre Arbeit einsteigen können. Das ist voll und ganz gelungen."